Backoffice sobrecarregado? O problema está nas suas regras comerciais

São 16h de uma sexta-feira. Tem 23 pedidos aguardando aprovação no backoffice. A equipe vai embora às 18h. Dois vendedores já ligaram perguntando se o pedido saiu. Um cliente ligou para a empresa diretamente porque não tinha previsão de entrega.

Se essa cena é familiar, o problema não é o tamanho da equipe de backoffice — é a ausência de automação de regras comerciais.

Por que o backoffice virou gargalo

Em distribuidoras sem automação, cada pedido com desconto, condição especial ou tabela diferenciada precisa de uma pessoa para verificar se está dentro das regras. Isso cria uma fila que cresce no ritmo das vendas.

Os casos mais comuns que travam o fluxo:

Vendedor deu um desconto fora da faixa autorizada
Pedido foi feito na tabela errada para aquele cliente
Produto está bloqueado para aquele canal ou cliente, mas o sistema não avisou
Condição de pagamento não bate com o contrato do cliente

Cada um desses casos gera uma pausa, uma ligação, uma correção — e um cliente esperando.

O que são regras comerciais e por que precisam ser automatizadas

Regras comerciais são todas as políticas que definem como um pedido pode ser feito: quais produtos cada cliente pode comprar, em quais quantidades, com quais descontos, em quais condições de pagamento.

Distribuidoras com operação madura costumam ter dezenas dessas regras. O problema é quando elas vivem apenas na cabeça das pessoas do backoffice — ou em planilhas que ninguém mantém atualizadas.

A solução é configurar as regras no sistema e deixar o sistema validar em tempo real, no momento em que o vendedor está montando o pedido. Se o desconto ultrapassou o limite, o sistema bloqueia na hora — antes de chegar no backoffice. Se o produto está restrito para aquele cliente, o vendedor não consegue nem adicionar.

As regras que mais aparecem em distribuidoras

Cada negócio tem sua lógica, mas algumas regras são praticamente universais:

Dúzia de treze: 13 unidades pelo preço de 12 — uma promoção clássica do atacado que precisa ser calculada automaticamente, sem depender do vendedor lembrar.

Descontos escalonados: quanto maior o volume, maior o desconto. O sistema aplica a tabela correta conforme a quantidade do pedido, sem intervenção humana.

Tabela de preço por cliente: cada CNPJ tem o preço negociado. O vendedor vê apenas o preço do contrato — nunca o de outro cliente.

Multi tabela no mesmo pedido: produtos de categorias diferentes com tabelas diferentes, no mesmo pedido, calculados corretamente e sem mistura.

Restrição por cliente ou vendedor: produtos que determinado cliente não pode comprar (por contrato, por inadimplência, por qualquer motivo) ou que determinado vendedor não pode vender.

O que muda quando as regras são automáticas

Quando o motor de regras comerciais funciona corretamente, o backoffice para de ser revisor para ser estratégico:

Pedidos fluem sem fila: o pedido que chegou correto não precisa de aprovação — entra direto no ERP
Erros não chegam ao backoffice: são bloqueados na fonte, no momento da venda
Vendedor vende com segurança: sabe que o sistema valida tudo em tempo real, sem surpresa depois
Gestor tem visibilidade: vê quais regras são ativadas com mais frequência e ajusta a política se necessário

Quanto custa o backoffice manual

Pense em cada pedido que passa pelo backoffice: 3 minutos para revisar, 5 se tiver algum problema. Com 50 pedidos por dia, são 250 minutos — mais de 4 horas de trabalho de alguém qualificado fazendo uma tarefa que um sistema faz em segundos.

Mais o custo de atraso: pedidos que ficam na fila até a próxima manhã significam entregas atrasadas e clientes insatisfeitos.

Conclusão

Automação de regras comerciais não é luxo de grande empresa — é a base para uma operação que escala sem precisar contratar mais gente para o backoffice. Configure as regras uma vez, e o sistema cuida do resto.

Quer ver como o FBS Mobile funciona na prática? Agende uma demonstração gratuita e descubra como sua equipe pode vender mais já na primeira semana.